Sygnaliści

Koordynator upoważniony do przyjmowania i obsługi zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych:

Teresa Drutel,

tel. 89 542 89 13 wew. 530,

e-mail: sygnalista@labirynt.pzn.org.pl

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

Procedura zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń (tzw. sygnalistów) w Niepublicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej Ośrodka Mieszkalno-Rehabilitacyjnego Polskiego Związku Niewidomych w w Olsztynie z dnia 16.09.2024r.

§ 1 Cel

Przyjęcie niniejszej procedury ma na celu:

1. Wypełnienie obowiązków zawartych w ustawie o ochronie sygnalistów z 14 czerwca 2024r.
2. Poprawa społecznego postrzegania działań osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości jako aktywności wątpliwej moralnie.
3. Promowanie wśród pracowników zgłaszania naruszeń prawa i innych wyszczególnionych nieprawidłowości poprzez wewnętrzne kanały zgłoszeniowe.
4. Ochronę sygnalistów przed wszelkimi działaniami odwetowymi, zarówno ze strony przełożonych, współpracowników jak i wszystkich innych osób.
5. Stworzenie bezpiecznego środowiska pracy poprzez zapewnienie pracownikom możliwości bezpiecznego kontaktu z pracodawcą w sytuacjach, które wymagają jego reakcji.
6. Propagowanie postawy obywatelskiej odpowiedzialności.
7. Wykrywanie naruszeń prawa i innych nieprawidłowości w celu ochrony interesu publicznego, interesu osób pokrzywdzonych oraz interesu i dobrego wizerunku pracodawcy

§ 2 Słownik pojęć

1. Pracodawca – Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej Ośrodek Mieszkalno-Rehabilitacyjny Polski Związek Niewidomych.
2. Dyrektor – Dyrektor Elżbieta Jabłko.
3. Pracownik – wszystkie osoby zatrudniona podstawie umowy o pracę lub umowie cywilnoprawnej.
4. Działania następcze– działania podjęte przez pracodawcę w celu oceny prawidłowości informacji zawartych w zgłoszeniu, mające przeciwdziałać naruszeniu prawa np. wewnętrzne postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury.
5. Działania odwetowe– bezpośrednie lub pośrednie działania lub zaniechania, w kontekście związanym z pracą, spowodowane zgłoszeniem i naruszające lub mogące naruszać prawa sygnalisty, wyrządzające lub mogące wyrządzić mu szkodę.
6. Informacja zwrotna– informacja przekazywana sygnaliście na temat planowanych lub podjętych działań następczych.
7. Kontekst związany z pracą– całokształt okoliczności związanych z wykonywaną pracą, w ramach którego uzyskano informację o naruszeniu.
8. Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia -osoba fizyczna lub prawna, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona,
9. Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana w zgłoszeniu  jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana.
10. Osoba dokonująca zgłoszenia – (tzw. sygnalista) – osoba fizyczna lub prawna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy – ( tj. pracownik, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał, osoba ubiegająca się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysta, wolontariusz, praktykant, wykonawca (podwykonawca, dostawca) świadczący usługi w kontekście związanym z pracą).
11. Koordynator– osoba wyznaczona przez pracodawcę na podstawie specjalnego upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń, ich weryfikacji, prowadzenia postępowania wyjaśniającego, podejmowania i koordynowania działań następczych
12. Naruszenie prawa– działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem mające na celu obejście prawa.
13. Procedura–  niniejsza procedura zgłoszeń wewnętrznych.
14. Ujawnienie publiczne– podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.
15. Ustawa– ustawa o ochronie sygnalisty z 14 czerwca 2024r.
16.  Zgłoszenie wewnętrzne– zgłoszenie dokonane na zasadach i w formie przewidzianej w procedurze.
17. Zgłoszenie zewnętrzne– zgłoszenie skierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu publicznego.
18. Działanie w dobrej wierze – domniemanie prawne uregulowane w Kodeksie Cywilnym, odnoszące się do intencji danej osoby, niezależnie od rezultatu, jakie przyniosły jej działania. Polega na usprawiedliwionym w danych okolicznościach przekonaniu osoby, że przysługuje jej takie prawo, jakie faktycznie wykonuje,
19. Poufne kanały zgłaszania nieprawidłowości – techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonanie sygnaliście poufnego zgłoszenia nieprawidłowości.

§ 3 Zakres podmiotowy

Postanowienia niniejszej procedury mają zastosowanie wyłącznie do osoby fizycznej, która zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskana w kontekście związanym z pracą.

W świetle niniejszej procedury sygnalistami mogą zostać:

1) pracownik,
2) pracownik tymczasowy,
3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
4) osoby, które przestały już świadczyć pracę,
5) kandydaci do pracy
6) stażysta, wolontariusz, praktykant,
7) przedsiębiorca- usługodawca i dostawca, z którym pracodawcę łączy umowa
8) osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem przedsiębiorcy.
9) wykonawcy (podwykonawcy, dostawcy) świadczącego usługi na rzecz NZOZ OMR PZN
10) innych osób fizycznych mających związek z NZOZ OMR PZN w kontekście związanym z pracą.

§ 4 Zakres przedmiotowy

1. Procedurę stosuje się w przypadku zgłoszeń wyłącznie w obszarach:

• • korupcji
  • zamówień publicznych;
  • usług, produktów i rynków finansowych;
  • przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
  • bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
  • bezpieczeństwa transportu;
  • ochrony środowiska;
  • ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
  • bezpieczeństwa żywności i pasz
  • Zdrowia i dobrostanu zwierząt
  • zdrowia publicznego;
  • ochrony konsumentów;
  • ochrony prywatności i danych osobowych;
  • bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
  • interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej
  • rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych
  • konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela -występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej
  • mobbingu, równego traktowania i niedyskryminowania pracowników;
  • zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

2. Przedmiotem zgłoszenia mogą być naruszenia powszechnie obowiązujących przepisów, w tym w szczególności:

• • naruszenia zasad kodeksu etyki pracowników ,
  • naruszenia praw człowieka stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenia życia, zdrowia lub wolności osobistej,
  • naruszenia praw pracowniczych, w tym mobbing i dyskryminacja oraz wszelkie formy nadużyć    stosunku zależności w relacjach pracowniczych lub służbowych,
  • naruszenia stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa publicznego lub środowiska,
  • działania o charakterze korupcyjnym, w tym łapownictwo czynne lub bierne, oszustwo, fałszerstwo, wyłudzenie lub użycie poświadczenia nieprawdy, itd.,
  • naruszenia obowiązków publicznoprawnych, w tym podatkowych,
  • działalność zmierzająca do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych w punktach 1) – 6).

§ 5  Wdrożenie procedury

Za zapewnienie wdrożenia procedury, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszej procedury odpowiada Dyrektor Elżbieta Jabłko.

Za wykonywanie zadań wynikających z procedury odpowiada:

1. Dyrektor Elżbieta Jabłko, który aktywnie uczestniczy w realizacji niniejszej procedury, w szczególności poprzez:

• • a) osobiste zaangażowanie w rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w tym korupcji,
  • b) promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom,
  • c) zapewnienie środków finansowych, organizacyjnych i kadrowych umożliwiających rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom,
  • d) ustalenie i podział kompetencji pomiędzy pracowników, w sposób zapewniający efektywność systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom.
  • Kierownicy Działów, Zespołów, Koordynatorzy sprawują bezpośredni nadzór nad skutecznością wdrożonego systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:
  • a) monitorowanie przestrzegania ustalonych zasad postępowania przez podległych pracowników,
  • b) promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom,
  • c) zgłaszanie naruszeń właściwym organom.

§ 6 Sposoby dokonywania zgłoszeń

1. Zgłoszenia dokonywane mogą być poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń, w szczególności:
   • • a) za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista@labirynt.pzn.org.pl w zaszyfrowanym pliku. Szyfr do pliku należy przekazać koordynatorowi osobiście lub telefonicznie,
     • b) w formie listownej na adres: ul. Paukszty 57, 10-685 Olsztyn z dopiskiem „Do rąk własnych koordynatora. Nie otwierać” .
     • c) osobiście do Dyrektora Elżbiety Jabłko. Dyrektor po przyjęciu zgłoszenia, przekazuje zgłoszenie koordynatorowi, który dokumentuje zgłoszenie w formie protokołu, nagrania rozmowy.
2. Zgłoszenie może mieć charakter:
   • • a) jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia,
     • b) poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu.

§ 7 Wymogi dotyczące zgłoszenia

1. Informacje przekazane przez sygnalistę, będą uważane na zgłoszenie i będą podlegały niniejszej procedurze , jeśli zostaną spełnione generalne warunki:
   • • prawidłowość zgłoszenia- sygnalista nie musi posiadać dowodów na potwierdzenie informacji zawartych w zgłoszeniu, ale musi mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informację są prawdziwe w chwili dokonywania zgłoszenia,
     • kontekst związany z pracą- informacje zawarte w zgłoszeniu muszą zostać uzyskane w kontekście z pracą
     • kategorie nieprawidłowości – informacje zawarte w zgłoszeniu muszą dotyczyć naruszenia prawa lub nieprawidłowości wymienionych w § 4 procedury.
2. Do przyjmowania i obsługi zgłoszeń, podejmowania i koordynowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych sygnalistów, a także innych osób wymienionych w zgłoszeniu, pracodawca wyznacza i upoważnia koordynatora.
3. Informacja na temat upoważnienia koordynatora wraz z jego danymi będzie za każdym razem podawana do wiadomości na stronie internetowej www.labirynt.pzn.org.pl , w zakładce „sygnaliści”.
4. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
   • • a) dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy,
     • b) datę i miejsce sporządzenia,
     • c) dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy,
     • d) opis nieprawidłowości oraz ich daty.
     • e) adres do kontaktu i preferowaną formę kontaktu.
5. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.
6. Wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do procedury.
7. Pracodawca nie toleruje fałszywych zgłoszeń- w stosunku do osób dokonujących takich zgłoszeń zostaną wyciągnięte konsekwencje dyscyplinarne i cywilne oraz zostanie złożone zawiadomienie do właściwych organów wymiaru sprawiedliwości.
8. Zgłoszenia dokonywane anonimowo nie będą rozpatrywane i nie podlegają niniejszej procedurze.
9. Sygnalista powinien zadbać o przekazanie jak najbardziej wartościowych informacji, które pozwolą na skuteczne przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego.
10. Zgłoszenia, o których mowa w § 4 rejestrowane są przez Koordynatora zgodnie z wzorem rejestru określonym w załącznik nr 2 do procedury.  Koordynator w terminie 7 dni wysyła osobie dokonującej zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia (wzór załącznik nr 3 ).
11. Koordynator dokonuje weryfikacji zgłoszenia, a następnie decyduje o dalszych działaniach następczych.
12. Działanie następcze prowadzone jest bez zbędnej zwłoki.
13. Wyniki przedstawiane są w terminie do 3 miesięcy. (załącznik numer 4). W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony do 6 miesięcy, o czym należy poinformować osobę dokonującą zgłoszenia.
14. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.
15. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.
16.  W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie, w szczególności, może zostać uznane za:
    • • a) zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się organy ścigania;
      • b) bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.
17. Ochronie podlegają osoby, które dokonały zgłoszenia i osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia, jeśli działały w dobrej wierze, tj. na podstawie uzasadnionego podejrzenia mającego podstawę w posiadanych informacjach, które obiektywnie uprawdopodobniają zgłaszane nieprawidłowości.
18. Osoby, o których mowa w ust. 17 podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

§ 8 Zakaz działań odwetowych

1. Osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.
2. Zapewniając ochronę, o której mowa w ust. 1 pracodawca, w szczególności:
   • • a) podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu, z zastrzeżeniem § 8;
     • b) doprowadza do ukarania, zgodnie z Regulaminem pracy pracowników, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;

Działania, o których mowa w ust. 2 pkt 1,  obejmują przede wszystkim:

1)  ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, a także procesu zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia.

2) odebranie od osób uprawnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia  (załącznik numer 5).

3)  ukaranie osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązania, o którym mowa powyżej, zgodnie z Regulaminem pracy.

§ 9

Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

§ 10

1. Pracownicy oraz osoby zatrudnione na podstawie innych umów cywilnoprawnych potwierdzają zapoznanie się z zapisami procedury wewnętrznej podpisując stosowne oświadczenie, które stanowi załącznik numer 6.
2. Kandydaci do pracy na etapie procesu rekrutacyjnego oraz osoby przystępujące do negocjacji w celu zawarcia umowy otrzymują do zapoznania się klauzulę informacyjną stanowiącą załącznik numer 7.

§ 11

1.Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
3. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.

§ 12

1.Wstępna weryfikacja zgłoszenia zewnętrznego przez Rzecznika Praw Obywatelskich polega na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz zidentyfikowaniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

2. Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne dotyczy informacji o naruszeniu prawa, Rzecznik Praw Obywatelskich niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, przekazuje zgłoszenie do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
3. Rzecznik Praw Obywatelskich informuje sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia zewnętrznego. Informacja obejmuje co najmniej wskazanie organu publicznego, do którego zgłoszenie zewnętrzne zostało przekazane, oraz datę przekazania.
4. Rzecznik Praw Obywatelskich odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego ,jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa.
5. Rzecznik Praw Obywatelskich informuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
6. Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, Rzecznik Praw Obywatelskich może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona w innym trybie do rozpatrzenia właściwym organom. Poinformowanie sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana sygnaliście zawiera pouczenie w tym zakresie.
7. Przekazanie, o którym mowa w ust. 2, oraz odstąpienie od przekazania zgłoszenia, o którym mowa w ust. 4, nie stanowią czynności, o których mowa w art. 3 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2023 r. poz. 1634, 1705 i 1860).

§ 13

Organ publiczny ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, która określa w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo, zwaną dalej „procedurą zgłoszeń zewnętrznych”.

§ 14 Przetwarzanie danych osobowych

1. Po otrzymaniu zgłoszenia pracodawca przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
2. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy.
3. Przepisu art. 14 ust.2 lit f. Rozporządzenia UE 2016/679 (RODO) nie stosuje się chyba, że sygnalista wyraził zgodę na ujawnienie swojej tożsamości lub świadomie zgłasza nieprawdę.
4. Przepisu art. 15 ust.1 lit g. Rozporządzenia UE 2016/679 (RODO) w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że sygnalista wyraził zgodę na ujawnienie swojej tożsamości lub świadomie zgłasza nieprawdę.
5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych są przechowywane przez pracodawcę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym sfinalizowano działania następcze.
6. Zapisów punku 5 nie stosuje się, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią integralną część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych bądź sądowo-administracyjnych.

§ 15

W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, Kodeksu pracy, Kodeksu postępowania karnego i Kodeksu karnego.

§ 16

1. Niniejsza procedura wchodzi w życie z dniem jej ogłoszenia.
2. Procedura obowiązuje wszystkich pracowników niezależnie od zajmowanego stanowiska, rodzaju umowy tworzącej stosunek pracy.

Załączniki:

Formularz zgłoszeń nieprawidłowości- sygnaliści